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Visão geral do projeto
Situação atual
Devido ao crescimento/desenvolvimento da Girassol Agrícola, e o aumento do número de colaboradores, resultou no aumento do volume documental a ser gerenciado pelo departamento do RH.
Em consequência disso, o departamento vem enfrentando alguns problemas como:
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Esgotamento do espaço físico para armazenamento dos documentos de colaboradores ativos;
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Grande circulação de papel dentro do departamento;
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Aumento de recursos de tempo e pessoa para organizar e arquivar a documentação que gera e recebe mensalmente;
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Demanda maior de tempo para localizar e recuperar documentos para realizar suas atividades diárias, para atender a fiscalizações, auditorias, etc;
Objetivo do projeto
Tornar 100% digital a gestão de documentos do departamento do RH
Arquivo em papel
*Arquivo RH - Girassol Agrícola
Arquivo digital
Etapas do projeto
1
Digitalizar o acervo legado dos colaboradores ativos;
2
Elaborar e implantar o processo de gestão documental e estruturar o arquivo digital do departamento do RH
3
Implantar a ferramenta de GED M-Files para gerenciar os documentos nato digitais e digitalizados do RH.
Resultados do projeto
– Reduzir em até 90% a impressão e cópias de documentos;
– Não gerar mais arquivo físico a partir de 2024;
– Ter um acervo documental seguro e organizado;
– Eliminar o custo de pessoal e tempo para organização e manutenção do arquivo físico;
– Localizar documentos com alguns cliques;
– Compartilhar documentos com as unidades e/ou departamentos de forma segura e controlada;
– Atender a fiscalizações e auditorias com rapidez e de forma digital;
– Aprimorar os fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos;
– Eliminar a tramitação de documentos e informações via email;
– Reduzir o risco de perda de documentos e informações;
– Centralizar todos os documentos em uma única plataforma;
– Ter controle de acesso aos documentos através de regras de permissões de usuários;
Responsável técnico do projeto
Pablo Soledade
Arquivista, doutorando e mestre em Ciência da Informação. Expert em Transformação Digital, digitalização e gestão de documentos digitais.
ROI do projeto
A criação, a guarda e a tramitação de documentos sempre geram custos para empresa!
Atualmente a Girassol pode possuir gastos com gestão documental (talvez sem notar), tais como:
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Valor do metro quadrado ocupado do local onde o acervo físico está armazenado;
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Valor gasto com impressões desnecessárias, cópias, circulação de documentos, etc;
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Valor gasto com pessoal para manutenção e organização do arquivo físico;
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Valor da hora do gestor que tem dedicado tempo a buscar um documento ou informação;
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Custos das penalizações com multas, sanções, perda de certificações por não encontrar determinado(s) documento(s);
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Pagamentos feitos em duplicidade porque o documento comprobatório não foi encontrado;
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Perda de processos trabalhistas por não conseguir reunir a documentação necessária para defesa;
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Problemas acarretados pelo extravio de documentos, ou acesso indevido a documentos, ocasionando "vazamento" indevido de informações;
O objetivo do atual projeto é reverter esses valores gastos em investimentos em tecnologia e melhoria dos processos do departamento:
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Eliminando problemas futuros que a gestão documental em papel pode trazer;
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Melhorando os resultados da empresa;
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Melhorando o atendimento ao cliente (interno e externo);
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Melhorando a produtividade dos colaboradores;
VAMOS COMEÇAR?!
A DataDigital apoiará a Girassol Agrícola desde o planejamento do projeto até a implantação da gestão eletrônica de documentos!
Do papel ao digital.